Ny hjemmeside - Har vi brug for en krav­specifikation?

Del:

Mange hjemmesider bygges uden en kravspecifikation. Og det er lidt overraskende, med tanke på at hjemmesiden for de fleste virksomheder er omdrejningspunktet for deres digitale kommunikation. Samtidig fungerer kravspecifikationen både som forventningsafstemning, udviklingsdokument og kontrakt for samarbejdet med leverandøren (udvikler). Det er derfor helt afgørende for projektets succes, at I anvender den nødvendige tid, til at udarbejde en grundig kravspecifikation.

Har I fået nok ud af jeres eksisterende hjemmeside? Eller har den leveret en lidt flad oplevelse og egentlig kun fungeret som en brochure for virksomheden – selvom forhåbningerne var mange?

Ville det ikke være rart at vide, at jeres kommende hjemmeside, var bygget til jeres brugere, modtog al den trafik som den kunne, var optimeret til at konvertere denne trafik til kontakter og leads og dermed understøttede jeres salgsarbejde og forretningsmål på den bedst mulige måde? Alt dette hjælper kravspecifikationen jer med, ved at sætte hjørneflagene for projektet, og sikre at jeres samarbejdspartner kan levere den hjemmeside som I ønsker.

At bygge en hjemmeside uden kravspecifikation svarer til at gå i gang med at bygge et hus, uden at have en arkitekttegning eller projektplan. Det kan godt være, at det kommer til at ligne et hus, men det vil med stor sandsynlighed ikke se ud og fungere præcis som du havde forestillet dig. Og samtidig kan det være svært at tilpasse til dine ønsker, når det først står færdigt.

Samtidig, er det at udarbejde en kravspecifikation og en projektplan, en rigtig god øvelse for både kunde og for udvikler. Kravspecifikationens fornemmeste opgave er nemlig, at fungere som forventningsafstemning imellem parterne og sikre at den leverede hjemmeside (app, intranet, IT system, etc) lever op til de behov som virksomheden har.

Hvad er en kravspecifikation?

Helt konkret, er en kravspecifikation en præcis beskrivelse af organisationens og de kommende brugeres behov til platformen. En kravspecifikation skal være så præcis, at både udvikler og eventuelle testbrugere kan forestille sig, hvad løsningen kan og hvad udviklingen indebærer, bare ved at læse kravspecifikationen.

Kravspecifikationen bruges både som analyseværktøj til at afdække og definere behov og til at afgrænse projektet, så I ikke betaler for mere end I har brug for. Den er derfor det absolut vigtigste værktøj til at sikre et smidigt samarbejde imellem kunde og udvikler og for at undgå misforståelser eller større, fordyrende ændringer i løsningen.

hvad-er-en-kravspecifikation

Hvorfor har I brug for en kravspecifikation?

Udover at skabe en fælles forståelse for projektet, er der flere andre grunde til, at kravspecifikationen er vejen til et succesfuldt webprojekt.

Nærhed til forretning

Med moderne teknologi er det ikke synderligt svært at lave en hjemmeside. Der findes mange gratis systemer og guides til at skabe dem selv. Udfordringen ligger i at skabe en kommunikationsplatform, som både tilgodeser jeres kunder og som understøtter jeres forretningsmål. For at skabe maksimal værdi, skal en hjemmeside nemlig kombinere forretningsstrategi og organisationsmål med informationsarkitektur, user experience (UX), design, kommunikation, teknik og målgruppefokus.

At skabe en hjemmeside, svarer til at skabe et skræddersyet produkt til jeres kunder. Det er derfor lige så vigtigt, at dette produkt er baseret på kundeindsigt og forståelse for kommunikation og forretningsværdi som på teknik og design. Jeres samarbejdspartner bør have kompetencer indenfor alle disse områder.

Derudover hjælper kravspecifikationen med at sikre, at udviklerne har den fornødne viden om jer som organisation og jeres målgruppers motivation og forventninger til organisationen. Denne viden, sammen med ekspertise indenfor design og teknisk udvikling, sikrer at man skaber en hjemmeside, der er optimeret til både brugere og organisation – nu og i fremtiden.

Start med kommunikation og ikke design

Jeres hjemmeside skal understøtte jeres kommunikation og markedsføring. Derfor er det vigtigt at tage højde for, hvordan I markedsfører jer, når man skaber hjemmesiden. Gør i særligt brug af video. Skal der være rum til at andre kan blogge på hjemmesiden? Afholder I events? Rekrutterer i medarbejde igennem hjemmesiden? Skal jeres sælgere have adgang til træning eller viden direkte på hjemmesiden, som de kan anvende i deres arbejde?

Inden I begynder at overveje hvordan hjemmesiden skal se ud, bør I tænke over, hvordan den skal bruges – både af jeres besøgende, men også af organisationen.

Få ikke bare en pris - men den rigtige pris fra din samarbejdspartner

Uden en præcis kravspecifikation er udvikleren typisk nødt til at gætte sig til nogle af jeres behov, og tage højde for denne usikkerhed i budgetestimatet. Når udvikleren så bliver klogere i løbet af projektet, er der ikke en aftale at forholde sig til, og resultatet er enten et dyrere projekt, at der må skæres hjørner eller at udvikleren ikke modtager betaling for en del af arbejdet.

Skab den hjemmeside der giver mest værdi

Samtidig, tager det tid at udvikle en velfungerende og optimeret hjemmeside, og jeres kommende hjemmeside skaber først værdi, når den er live. Med udgangspunkt i en grundig kravspecifikation, er det nemmere at afgøre, hvilke elementer der er vigtigst og hvilke der enten kan vente eller som ikke er nødvendige. Et bedre overblik gør det for eksempel muligt at udvikle hjemmesiden i faser, så man kan gå live med de vigtigste elementer, og skabe værdi med dem, imens resten udvikles. Dialogen omkring kravspecifikationen kan også give anledning til at teste om nogle elementer overhovedet er nødvendige, og på den måde sikre, at man ikke anvender tid og ressourcer på at udvikle noget der ikke er behov for.

Få fordelt ansvar og ressourcer rigtigt internt

Det er ikke nok at afsætte budgettet til den kommende hjemmeside. Der skal også afsættes tid og ressourcer til løbende håndtering, indholdsudvikling og optimering af hjemmesiden, hvis I skal have fuld værdi for investeringen.

Arbejdet med kravspecifikationen giver mulighed for dialog internt omkring, hvem der har ansvaret for de forskellige områder på hjemmesiden. I kan dermed også bedre fordele, hvor budget og ressourcerne skal komme fra.

Denne proces fungerer ofte som et internt reality check på om deadlines kan nås og om man har afsat nok tid og budget til at nå ambitionsniveauet.

En hjemmeside er først og fremmest en kommunikationsplatform der skal skabe brugeroplevelser, der understøtter jeres forretningsmål. 

Hvorfor lader mange være med at skrive en kravspecifikation?

Det er ikke nemt at skrive en rigtig god kravspecifikation, hvis man ikke har prøvet det før, og derfor lader mange også være. Igennem den seneste tid, har vi spurgt en række kunder, om hvorfor de holdt igen med at skrive en kravspecifikation, før de indledte et samarbejde med os og vi hjalp dem. Grundene varierer, men typisk hører vi tre grunde:

1: Udvikleren er eksperten og må vide hvad vi har brug for

Mange forventer at deres samarbejdspartner står for at afdække deres behov. At udarbejde kravspecifikationen sammen, er en af vores foretrukne måder at indlede et samarbejde på. Desværre oplever vi, at mange leverandører ikke holder fast i at den skal udarbejdes og i stedet går i gang med at designe hjemmesiden uden – og så er man jo lige vidt.

Samtidig er det vigtigt at anerkende, at samarbejdspartneren er ekspert indenfor kommunikation, design og udvikling – og ikke nødvendigvis ekspert i jeres virksomhed, branche, marked og brugere. Derfor er det samspillet imellem jeres viden og samarbejdspartnerens viden, der skaber den gode hjemmeside til jer.

2: Hvad nu hvis vi ikke får det hele med?

En af de grunde vi oftest støder på, er frygten for ikke at skrive en god nok kravspecifikation. Ikke at få alt med eller at få skrevet noget, hvor man udstiller sin manglende viden indenfor digital udvikling.

Vores udgangspunkt er altid, at der ikke er nogen dumme spørgsmål. Vi vil langt hellere have en kravspecifikation, hvor vi er nødt til at spørge ind til en masse ting, end ikke at modtage en. Den dialog der opstår, er netop med til at indlede et godt samarbejde, og sikre at man får en fælles forståelse for opgaven. Det gør også dialogen nemmere, hvis det senere viser sig, at der er tilføjelser eller ændringer.

3: Vi kender ikke helt vores behov, men nu skulle vi i gang

Specielt i større organisationer, kan det være tidskrævende at afdække alle behov og sikre at alle afdelinger bliver hørt. I en travl hverdag med skarpe deadlines, kan man derfor føle sig tvunget til at sætte projektet i gang uden en færdig kravspecifikation.

Desværre ender man ofte med at bruge mere tid på et projekt der ikke er specificeret. Ofte er grunden at de afdelinger der ikke blev hørt indledningsvis, senere har en holdning til det færdige projekt. Det er derfor sjældent, at man sparer tid ved at skynde sig i denne indledende fase af projektet.

Hvad indeholder en kravspecifikation

Som kunde er det vigtigt at kravspecifikationen indeholder alle behov og krav til løsningen. Og at disse behov er stemt af internt, for at sikre at de er beskrevet fyldestgørende.

For udvikleren eller samarbejdspartneren er det afgørende at kravspecifikationen indeholder viden omkring organisation, marked, målgruppe, målsætninger og eksempler på løsninger. Denne viden anvendes til at afgive det bedste estimat og skabe en besvarelse på kravspecifikationen som matcher virksomhedens ambitionsniveau.

På den måde skal der være en “dialog” imellem kravspecifikationen og det afgivne tilbud.

Som minimum indeholder en kravspecifikation følgende fem områder:

1: Baggrund

Formålet med baggrundsafsnittet er, at skabe et billede af jeres virksomhed, jeres strategi og hvordan projektet skal være med til at understøtte eller løse nogle af de udfordringer eller målsætninger I står overfor.

2: Kontekst

Kontekst afsnittet bør indeholde en række målsætninger for projektet samt en oversigt over jeres målgrupper, konkurrenter og de forretningsmæssige ønsker I har til projektet. Det skal svare på, hvilken forandring projektet skal skabe i relation til jeres omverden. 

3: Tekniske Behov og optimering

Under tekniske behov, skal I beskrive alle de ønsker I har til tekniske funktioner og elementer på den kommende hjemmeside. Hvad skal den kunne rent teknisk? Hvad skal den tage højde for hos brugerne eller i forhold til virksomhedens systemer og processer?

Disse tekniske behov må meget gerne være beskrevet ud fra et bruger perspektiv. Hvad har en kunde behov for, når de besøger hjemmesiden? Hvad har en potentiel medarbejder eller en eksisterende medarbejder behov for? Hvilke behov har I for optimering af hjemmesiden i forbindelse med projektet?

hvad-er-kravspecifikation

4: Funktionelle Behov og brugeroplevelse

Under funktionelle behov skal brugeroplevelsen og brugerflowet beskrives. Derudover skal I tydeligt beskrive, hvilke handlinger i ønsker at brugerne foretager og hvordan i prioriterer de forskellige områder på hjemmesiden.

5: Praktisk information

Til sidst, er det vigtigt at beskrive alle forventninger til praktik og håndtering af opgaven. Hvad er jeres forventninger til deadline. Hvor ofte foretrækker I at mødes og i hvor stor grad ønsker I involvering i løbet af projektet.

Derudover bør der være end indikation af budgetniveau. Mange holder igen med at give et budgetniveau på webopgaver. Det kan vi dog ikke anbefale. Da hjemmesider kan koste alt fra nogle tusinde kroner til flere millioner, er der mange måder at løse jeres opgave på.

Ved at indikere i hvilket niveau I forventer at investere i en ny hjemmeside, gør det også muligt for udvikleren at rådgive jer til at foretage de rigtige til- og fravalg. Samtidig undgår I at modtage tilbud, der ikke svarer overens med jeres ambitionsniveau og budget og dermed er spild af både jeres og udviklerens tid.

I bør også beskrive, hvilke ressourcer I har afsat internt og hvilke kontaktpersoner samarbejdspartneren kan trække på.

Hvordan anvendes en kravspecifikation af bureauet eller udvikleren?

Som nævnt bør kravspecifikation være starten på en samtale. Kravspecifikationen kan nemlig ikke stå alene, men bør følges op af samarbejdspartnerens debrief eller opgavebesvarelse. I denne skal det tydeligt fremgå, hvordan udvikleren vil løse de forskellige elementer i kravspecifikationen. En sådan besvarelse kan både være et konkret eksempel eller en beskrivelse af den metode man vil anvende for at løse opgaven.

Disse to dokumenter håndterer tilsammen den aftale som indgås og som begge parter holdes op på.

En gennemført kravspecifikation anvendes hele vejen igennem udviklingsforløbet.

Indledningsvis anvendes den til at indsamle nødvendig viden internt og afstemme metoder og timeforbrug, så udvikleren kan afgive et budget på opgaven.

hvordan-anvender-bureauet-kravspecifikationen

Når budgettet er godkendt, anvendes kravspecifikationen igen til at udarbejde interne briefs på udvikling af UX (brugeroplevelse)/UI (bruger interface). Dvs. design af informationsarkitektur, brugerrejse og brugeroplevelsen på hjemmesiden.

Der udarbejdes et designbrief til designeren og et udviklingsbrief som går i dybden med alle tekniske aspekter der skal udvikles til hjemmesiden. Til slut anvendes kravspecifikationen til at gennemføre test og kvalitetssikring af projektet, så man er sikker på, at man leverer som aftalt.

Man skal huske på, at et webprojekt tager tid at udvikle, og at de fleste bureauer eller udviklere har flere samtidige projekter. Kravspecifikationen er derfor også den “opskrift” eller huskeliste, som man anvender undervejs for at sikre at man får alle elementer med i den endelige løsning.

Hvorfor bør I få hjælp til at skrive jeres kravspecifikation?

Som nævnt kan det være en kompleks, men nødvendig proces at få kravspecifikationen på plads. Hvis man ikke har en person i organisationen der har stået for flere lignende projekter før, kan der også være usikkerhed omkring kvaliteten. Derfor er det typisk både den hurtigste, mest præcise og økonomisk mest fordelagtige metode til at sikre kvaliteten i projektet, at få en ekstern part til at hjælpe med at udfærdige kravspecifikationen. Det sikrer at der stilles de rigtige spørgsmål, at de forskellige elementer er beskrevet korrekt, og at I får et dokument der kan anvendes som kontrakt i samarbejdet med jeres samarbejdspartner. I kan enten vælge at få hjælp af samarbejdspartneren eller af tredje part.

Hvordan hjælper vi jer med at udarbejde den bedste kravspecifikation?

Hos Digital Markedsføring anvender vi en række forskellige metoder i arbejdet med at udarbejde en kravspecifikation. Det kan være alt fra en workshop, hvor den skrives i fællesskab, til interne og eksterne interviews med relevante personer i organisationen, blandt kunder og brugere af hjemmesiden og til større analyser og kortlægning af markedet og virksomhedens digitale potentiale. Vi tilpasser metoderne til den enkelte virksomhed og ambitionsniveauet.

Til de fleste virksomhedshjemmesider er vores workshop i kravspecifikation nok til at vi i fællesskab kan samle den viden der skal til, for at vi kan færdiggøre jeres kravspecifikation og sætte gang i projektet.

Står i foran det næste webprojekt?

kontakt os, for at høre mere omkring vores metoder, og hvordan vi kan hjælpe jer med at løse jeres projekt, så I får det maksimale ud af det.

Tre måder vi kan hjælpe jer

Vi indgår som samarbejdspartner på alle niveauer i udviklingen af digitale projekter. Vi kan hjælpe jer i gang, ved at facilitere udarbejdelsen af jeres kravspecifikation. Vi kan også indgå som tredjepartsrådgiver på projektet og hjælper jer med at vælge samarbejdspartner. Derudover, har vi mange års erfaring med udvikling af webprojekter, og kan fungerer som jeres end-to-end partner på jeres næste webprojekt.

Kravspecifikation

Lad os hjælpe jer med at udarbejde en kravspecifikation, der tager højde for målgrupper, kommunikation, teknik og forretningsmål. 

  • Workshop
  • Gennemlæsning og sparring på færdig kravspecifikation

Tredjepartsrådgivning

Vi udarbejder en kravspecifikation sammen med jer, indhenter tilbud og hjælper jer med at vælge samarbejdspartner. Vi kan også stå for projektledelse og kvalitetssikring af hele projektet. 

  • Workshop
  • Analyse og interviews
  • Færdiggørelse af kravspecifikation
  • Indhentning af tilbud
  • Rådgivning i forhold til valg af samarbejdspartner
  • Evt. projektledelse af udviklingen af hjemmesiden

Kravspecifikation og udvikling

Vi udarbejder en kravspecifikation sammen med jer, og skaber en hjemmeside der fuldstændig matcher jeres ambitionsniveau og behov.

  • Workshop
  • Analyse og interviews
  • Færdiggørelse af kravspecifikation
  • Udvikling af hjemmeside
Del: